Afspraakschema's maken
Met de functie 'Afspraakschema's' kun je een tijdsblok omzetten in een afspraakschema. Met een link kunnen anderen een moment binnen het schema reserveren. Deze afspraken worden zichtbaar in jouw eigen agenda zodat je makkelijk kunt zien wie op welk moment een afspraak heeft gemaakt.
1. Klik in je agenda op het gewenste tijdsblok waarop je het afspraakschema wil laten plaatsvinden of klik linksboven op Maken en selecteer vervolgens Afspraakschema.
Zie je geen Afspraakschema maar Afspraakeenheden staan? Ga dan via het tandwiel naar Instellingen en zet onder Afspraakplanningen het vinkje voor Afspraakplanningen maken in plaats van afspraakschema's aan.
2. Geef het schema een titel. Selecteer het bolletje voor Nieuwe afspraakplanning maken om een nieuw schema te maken. Heb je al eerder een schema gemaakt en wil je beschikbaarheid toevoegen? Selecteer dan het bolletje voor Beschikbaarheid toevoegen aan een bestaande planning. Klik tot slot op Doorgaan.
3. Selecteer onder Afspraakduur hoe lang iedere afspraak mag duren. Selecteer onder Wekelijks herhalen op welke dagen je het afspraakschema wil laten terugkomen. Wil je het schema eenmalig gebruiken? Klik dan op Wekelijks herhalen en selecteer Niet herhaald.
4. Selecteer bij Planningsperiode de maximum- en minimumtijd dat een afspraak van tevoren gemaakt kant worden.
5. Wanneer je een het afsprakenschema laat herhalen, kun je bij Aangepaste beschikbaarheid voor specifieke data aangeven op welke tijden je beschikbaar bent.
6. Onder Instellingen voor geboekte afspraken kun je een buffertijd (een standaardtijd tussen afspraken) en een maximumaantal boekingen per dag selecteren.
7. Bij Agenda's gecheckt op beschikbaarheid kun je één of meerdere agenda's selecteren. Als bepaalde tijden in de geselecteerde agenda's al druk of bezet zijn, worden die tijden automatisch verwijderd als optie om te boeken.
8. Achter Kleur kun je het afsprakenschema een kleur geven.
9. Klik op Volgende om verder te gaan.
10. Onder Foto en naam op boekingspagina kun je eventueel je persoonlijke informatie aanpassen. Deze informatie wordt zichtbaar voor degene die de afspraak boekt.
11. Bij Locatie en videovergadering selecteer je waar of hoe de afspraak plaatsvindt. Wanneer je voor Google Meet-videovergadering kiest, wordt na het boeken automatisch een Meet-link aangemaakt.
12. Onder Omschrijving kun je noteren waar de afspraak over gaat.
13. Bij Boekingsformulier selecteer je welke informatie wordt gevraagd van degene die de afspraak boekt.
14. Selecteer bij Afspraakbevestigingen en -herinneringen vastleggen op welke manier en hoe vaak de boeker van de afspraak een herinnering ontvangt.
15. Klik tot slot op Opslaan om het afspraakschema op te slaan.
16. Wanneer het afsprakenschema is opgeslagen, kun je de boekingspagina delen zodat mensen zich kunnen inschrijven. Klik hiervoor op het afsprakenschema in je agenda.
17. Klik op Boekingspagina openen om te zien hoe de boekingspagina eruitziet. Selecteer de knop Delen om een link op te halen. Deze link kun je delen, zodat anderen ook toegang hebben tot de boekingspagina en zich kunnen inschrijven voor een afspraak.
Wanneer iemand de link opent, komt diegene terecht op de afsprakenpagina. Wanneer er op een tijdsblok wordt geklikt, kan deze worden geboekt. Tijden die al zijn geboekt verdwijnen automatisch uit het overzicht.
